Eduskunnan päätökset km -korvauksen leikkauksista tulevat vaikuttamaan monien työtapoihin. Yksi tämän päätöksen suotuisista vaikutuksista on etäpalaveroinnin ja interaktiivisten etätyökalujen käytön laajentuminen. Me kaikki tiedämme autolla ympäriinsä ajamisen kuluttavuuden niin henkisesti kuin tuottavuuden kannalta.
Etäpalaverointi tai aiemmalta nimeltään ”videoneuvottelu” ei ole enää se jäykkä, pönöttävä, hölmöltä tuntuva työkalu, mikä se taannoisina vuosina oli. Työkalujen interaktiivisuus ja helppous mahdollistaa nyt paljon enemmän. Interaktiviset kosketusnäytöt, ruudun, hiiren ja näppäimistön jako palaveroijien kesken on arkipäiväistä, helppoa ja halpaa. Itse asiassa etäpalaverointi on jo niin halpaa, että ensimmäinen autolla ajettu 60 km maksaa yritykselle jo enemmän kuin kuukauden etäpalaverit yhteensä. Lisäksi kokemuksen mukaan etäpalaverissa saadaan asiat käsiteltyä tehokkaammin läpi, pöytäkirjoista tulee laadukkaampia ja mikä parasta – aikaa kuluu paljon vähemmän.
Etäpalaverien pitäminen vaatii kuitenkin uuden tekniikan hyväksymistä osaksi työpäivää ja siinä rutinoitumista. Ei voida olettaa, että me kaikki olisimme etäpalaveroinnin mestareita ensimmäisestä kerrasta lukien. Mestariksi tuleminen vaatii mahdollisuuksia harjoitella, epäonnistua, onnistua ja kokeilla uudestaan. Tässä etäpalaveroinnin onnistumisen TOP 5 -säännöt:
- Käytä laadukasta mikrofonia ja ”kiertämätöntä” äänentoistoa
- Anna aktiivisesti puhetilaa muillekin, pyri jakamaan ja antamaan puheenvuoroja edelleen
- Valmistele esityslista ja esitykset huolella, käytä ruudunjakoa
- Osallista kaikki palaveriin osallistujat puhumaan ja kommunikoimaan
- Tee yhteenvetoja ja pyydä palautetta
Etäpalaverointi tulee takuulla yleistymään lähivuosina huomattavalla vauhdilla. AV -alan suurin toimialajärjestö, Infocomm International, ennustaa telekonferenssijärjestelmiin käytettävän liikevaihdon lähes tuplaantuvan Euroopassa vuoteen 2015 mennessä. Kun lisäksi huomioidaan järjestelmien murto-osaan pudonneet hinnat, niin voidaan ennustaa näile työkaluille räjähdysmäistä kasvua.
Ole valmis! Milloin pidämme ensimmäisen etäpalaverin kanssanne?